Resumo do Cap.2 - Estruturação da idéia de um evento em projeto
A idéia do evento é apenas o ponto de partida para o promotor. De posse dela, ele terá necessidade de proceder á sua estruturação. Essa é uma fase muito importante na geração de eventos, pois muitos deles costumam fracassar por falta de planejamento.
Determinação do Conceito Evento:
O conceito do evento é o resultado da definição de três itens: tema central, missão e objetivos.
O tema central é, na maioria das vezes, o próprio título do evento, ou ainda, sua descrição mais elaborada.
Sabe-se que o titulo de qualquer artigo, livro ou filme, por exemplo, determina em grande parte, o sucesso de suas vendas. O mesmo ocorre com eventos.
A escolha do título deve ser feita, portanto, com muito cuidado, já que ele tem relação direta com a probabilidade de sucesso da venda do evento e da sua execução.
Missão: Todo evento tem sua razão de existir, que é expressa por meio de sua missão. Definir a missão de um evento não é tarefa fácil. Ela tem de ser duradoura, não-perecível,
No decorrer do tempo. Deve ser capaz de traduzir, em poucas palavras ou em um parágrafo, o principal conceito do evento, seu propósito e a sua contribuição para o mercado.
Objetivos: A descrição da missão prioriza e descreve o principal motivo pelo qual o evento foi idealizado. Essa razão de existir deve ser, então, traduzida em objetivos: principal e secundários.
Objetivo Principal: O promotor do evento deve descrever o objetivo principal do evento, deixando claro se o evento tem como principal propósito:
• O relacionamento;
• A divulgação da marca, ou
• A execução de negócios e vendas.
Objetivos Secundários: Além do objetivo principal – que se relaciona diretamente com as estratégias e os planos de marketing do universo de patrocinadores e que irá nortear o promotor no desenvolvimento de todo o conteúdo do evento -, é preciso identificar quais os outros objetivos dos patrocinadores serão atendidos, de forma secundária, com esse projeto.
Determinação do público-alvo e do perfil dos convidados:
Definir o público alvo significa decidir quais empresas ou pessoas, de quais segmentos, regiões geográficas e perfis serão convidadas a participar do evento. Essa definição deve corresponder às expectativas traçadas nos objetivos.
O publico alvo do evento corporativo costuma ser mais específico e mais restrito do que os eventos para consumidores. Sua definição é composta dos seguintes itens:
• Expectativa e objetivo do número de empresas participantes;
• Segmentação das empresas convidadas, utilizando se de um ou mais dos seguintes critérios: região geográfica, faturamento e tamanho, área de atuação e perfil de consumo, entre outros;
• Expectativa e objetivo do numero de profissionais participantes;
• Segmentação dos profissionais convidados, utilizando-se de um ou mais dos seguintes critérios: cargo ocupado, área funcional, nível de decisão nível de relacionamento com o promotor do evento, perfil de consumo e participação em estudos e pesquisas organizados pelo promotor do evento ou por outra instituição, entre outros.
A definição do publico alvo de um evento direcionado a pessoas físicas é composta dos seguintes itens:
• Expectativa e objetivo do número de participantes;
• Segmentação dos convidados segundo um ou mais critérios: região geográfica, idade, sexo, nível social, receita familiar, ocupação, nível educacional, religião, raça, nacionalidade, classe social, estilo de vida e perfil de consumo, entre outros;
• Expectativa de audiência durante todo o período de divulgação e transmissão de evento.
Escolha do formato do evento:
Após estabelecer o conceito do evento e identificar seu público-alvo, é possível – e necessário – que se decida pelo formato que melhor se adapte a ambos.
O formato do evento é composto pelos seguintes itens:
• Dara;
• Local;
• Atividades;
• Programa.
Escolha da data:
Apesar de aparentemente se tratar de uma definição rápida e fácil, a escolha da data para realizar um evento deve seguir alguns critérios que serão decisivos para seu sucesso. Primeiramente, é preciso lembrar que o evento envolve três diferentes categorias de pessoas – convidados, patrocinadores e promotores – devendo, portanto, atender a todos.
Para selecionar uma data apropriada, algumas etapas devem ser seguidas:
• Pesquisar datas comemorativas;
• Pesquisar eventos concorrentes;
• Considerar dias da semana mais apropriados;
• Considerar datas de fechamento de vendas;
• Sazonalidade.
Definição do local
A escolha do local do evento e uma decisão importante e muitas vezes, crucial para pó sucesso das vendas de patrocínio e da própria realização do evento. Para ter a garantia de escolher um local adequado para a realização do evento, o promotor deve considerar questões como;
A) O local tem a “cara” do evento?
B) O local tem a infra-estrutura necessária?
C) O local condiz com o orçamento disponível?
O local tem a cara do evento?
E possível encontrar um local que combine melhor com a “cara” do evento. Itens e segmentação do publico alvo, como região geográfica e níveis socioeconômico dos convidados, podem influenciar na escolha do local
O local tem a infra-estrutura necessária?
Vários aspectos da infra-estrutura devem ser analisados, como; estacionamento e serviço de manobrista, atendimento na recepção tecnologia, tamanho, localização das salas e acesso a elas, qualidade dos restaurantes e variedades de cardápios,m opções de lazer, quantidade e qualidade das acomodações e segurança.
O local condiz com o orçamento disponível?
A viabilidade ou não da realização de um evento em determinação local dependera do seu custo, que deve ser analisado considerando-ser a arrecadação financeira total para o evento e a proporção que o local representa desse montante.
Atividades
Há varias possibilidades e formatos de atividade que, assim como o local devem ter a “cara” do evento. As atividades devem variar de acordo com o objetivo do evento;
Palestras
O promotor pode contratar um ou mais palestrantes para realizar apresentações no desenrolar do evento. Mesmo quando os próprios profissionais, ele pode recorrer, de forma complementar, a expertises externas, garantindo mais credibilidade, dependendo da força dos nomes escolhidos, maior divulgação do evento.
Quando o promotor for contratar mais de um palestrante, deve ter cuidado para que não haja sobreposição de conteúdo nem palestras descoordenadas, sem fluidez. Tudo deve estar planejado para que o evento tenha um sentido único, das palestras as demais atividades.
Alem das palestras tradicionais, efetuada por um palestrante por vez, e possível planejar painéis de discussão e mesa de debates, com a participação de vários palestrantes.
O promotor pode ainda abrir espaço para que palestrantes de empresas patrocinadas efetuem apresentação ao publico.
Reuniões
Garantir reuniões privadas com pessoas do interesse do patrocinador significa ganhar muitos pontos no projeto. Uma das maiores dificuldades que empresas fornecedoras de produtos e serviços encontram em eventos de relacionamento é a atração de possíveis compradores para ouvi-las. Muitos promotores de eventos apostam no poder- quando o têm- de atrair publico e “convence-lo” a participar de reuniões com fornecedores para garantir patrocínio de empresas.
Ações sociais, culturais e de entretenimento.
É difícil encontrar, hoje, um evento que não se proponha a oferecer momentos de lazer aos convidados, que podem variar dos mais sofisticados, como megashows, normalmente realizados no final do evento, aos mais simples, como almoço ao padrão. Qualquer um desses dois exemplos representa uma oportunidade de interação entre patrocinadores e publico convidado, alem da possibilidade de exposição de marca.
A) Atividades esportivas. È importante que sejam pesquisados os esportes que atraiam a maioria do publico presente para que haja a correta escolha. Atenção especial também deve ser dada aos esportes da “moda” que atraem mais públicos, principalmente quando é oferecida clinica para iniciantes e demonstração de nomes famosos do esporte em questão.
B) Almoços, jantares, coffee breaks, coquetéis e outros. Na maioria dos eventos existe a necessidade de oferecer pelo menos uma dessas refeições aos participantes.
C) Salas de relaxamento ou beleza. Quando o evento tem duração prolongada e agenda intensa, isto e, mais de dois dias seguidos, com varias palestras ou reuniões, e recomendável oferecer momentos de relaxamento aos convidados.
D) Shows. Oferecer shows de artistas conhecidos do publico presente, e um complemento importante ao evento. O show deve finalizar as atividades do evento com “chave-de-ouro”.
E) Cursos de aperfeiçoamento pessoal. Podem estar incluídos nestas ação cursos de culinária, artes, degustação de vinhos e palestras de auto ajuda, entre outros. Muito eficientes para promover relacionamento e bem-estar, esses cursos têm tido muita aceitação pelo publico em geral e, portanto, vem sendo bastante observado pelos promotores. A mesma atenção dada ao entendimento dos gostos e interesse esportivos dos convidados deve ser aplicada para cursos de aperfeiçoamento pessoal.
F) Sala de internet. Não e à toa que se vêem hoje muitos pontos de cesso a Internet, especializadas como os cyber cafés ou mesmo em estabelecimentos comerciais como livrarias e shoping centers. Quando se esta planejando um evento.
G) Visitação exclusiva. Quando o evento e do tipo cultural ou esportivo, pode-se organizar visitas ao camarim dos artistas de uma peça de teatro.
Estantes para exposição e vendas.
O estante pode desempenhar papeis diferentes, de acordo com o objetivo do evento;
Com relação ao tamanho do espaço, o promotor do evento pode escolher entre três possibilidades.
a) Estandes padronizados. Costumam ser utilizadas quando a exposição não e principal atividades do evento.
b) Estandes customizados, com estruturas construída pelo organizador do evento.O promotor pode contratar uma empresa especializada em montagem de estandes e oferecer opções predefinidas de visual e de tamanho para os estandes.
c) Estandes customizados com estrutura definida e implementada sob responsabilidade do patrocinador. O promotor pode deixar livre escolha do visual e tamanho do estante, oferecendo apenas o espaço onde será instalado.
Programa
Com base nas atividades do evento, e preciso definir o programa geral com os horários, duração e conteúdo, o qual deve ser elaborado cuidadosamente e divulgado nos mínimos pormenores, pelo menos para as pessoas envolvidas.
Em linhas gerais, devem constar no programa do evento:
• Dias de duração;
• Horário de inicio e termino.
• Horários de inicio e termino de cada palestra e atividade.
• Palestrantes e pequenos históricos de cada um deles;
• Resumo de cada palestra com tópicos-chave;
• Sala ou ambiente onde será apresentada cada atividade ou palestra, inclusive com mapa de acesso;
• Horários e locais das refeições;
• Atividades paralelas como passeios, atividades esportivas, excursões, dias livres etc...
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