COMO CRIAR, ESTRUTURAR E CAPTAR RECURSOS" Maria Cecília Giacaglia

Resumo do Cap. 6 - Planejamento da venda

Para o sucesso na venda de um projeto de evento é importante ter um bom planejamento, que deve incluir três fases: treinamento, elaboração de material de apoio e desenvolvimento do plano de ataques.

Treinamento
Costumeiramente, o vendedor de um projeto, assim que obtém a lista de possíveis investidores, parte para a negociação. E também que ele desconhece aspectos fundamentais do mercado que atua e do projeto que vai propor. Ainda é comum que ele não tenha experiência como comprador, para entender a posição na hora da venda.
As três situações indicam a necessidade de o vendedor se preparar adequadamente antes de concretizar a venda.

Experiência na aquisição da patrocínio.
Quem nunca patrocinou eventos dificilmente terá sucesso na venda de um deles. É preciso conhecer as angústias, dificuldades e questões que passam na mente do comprador para conseguir supera-las com argumentos reais, ao mesmo tempo sensíveis. É comum ver no mercado que acreditam fielmente na idéia do evento, se esquecem de pesquisar ou mesmo identificar os motivos pelo quais outros apostariam nela.
Essa falta de se colocar no lugar do comprador gera um desentendimento entre as partes. O vendedor não compreende a recusa do comprador em investir em um evento que ele julga ser importante, e o comprador se aborrece pela posição do vendedor e quase imposição na compra do projeto.
A primeira fase do treinamento é, portanto, vivenciar a aquisição de patrocínio de alguns eventos, mesmo que simuladamente, e compreender, ao final do processo, aspectos importantes como:
- O vendedor me conhecia? Entendia do meu negócio e do meu mercado? Conhecia meus objetivos e estratégias?
- O vendedor ouviu e soube entender minhas angústias, dificuldades e questões?
- Quem, na minha opinião saiu ganhando na negociação?
Ao responder a essas questões, será possível compreender os motivos pelos quais houve ou não a venda do projeto e o papel do vendedor nessa decisão.
Caso não seja possível passar pela experiência da compra de um evento pode-se analisar a compra de qualquer outro produto, que envolve uma quantia razoável do orçamento da empresa e também um período do pelo menos um mês de negociação.

Estudo de mercado de eventos.
Conhecer o mercado de eventos é fundamental para entrar nesse ramo de negócio. Mas é fundamental quem se propõe apenas a vender um projeto. É preciso estudar e se atualizar constantemente sobre os números do setor, a concorrência, as formas habituais de comercialização e o processo de decisão. Além disso, é importante para o vendedor o entendimento aprofundado do processo de organização de um evento.

Estudo do projeto.
Para vender bem um produto, é fundamental conhece-lo. É preciso que ele tenha contato com a estratégia e os objetivos propostos com o evento para então poder responder á principal questão dos candidatos ao patrimônio.


Elaboração de Material de Apoio.
Uma vez estruturado o projeto do evento, o promotor deve proceder à elaboração de um documento que o apresente de forma profissional, abrangente e principalmente convincente.
Esse documento servirá de base para que os vendedores do projeto possam iniciar a negociação com possíveis patrocinadores. O documento de apresentação do projeto de um evento pode ser elaborado em quatro formatos diferentes.
- impresso redigido em software próprio para texto, como por exemplo, o Word.
- slides em Power Point ou outro software próprio para apresentações.
- folheto elaborado em um papel especial e com impressão gráfica.
- revista própria para divulgação do evento.
A escolha entre um desse formato dependerá dos objetivos estabelecidos para a arrecadação de verba e do tipo de evento.
Caso a empresa promotora do evento dependa exclusivamente ou em grande parte de patrocínio para realizá-lo sua apresentação deve ser arrojada.
Se, no entanto, o promotor for utilizar verba própria para executar o evento, tendo, portanto, como objetivo apenas a busca de determinados apoio, não precisará recorrer a uma proposta tão elaborada quanto no primeiro caso.
Independentemente do formato escolhido ou possível para apresentação do projeto, cabe em qualquer caso, o documento deve sempre ser sucinto suficiente para não aborrecer o leitor com muitos dados, más, ao mesmo tempo o suficiente para não deixar nenhuma informação relevante de fora.

Apresentação institucional da empresa promotora.
A empresa e a sua história podem recorrer aos próprios históricos profissionais para justiçar a abertura do negócio.
Sendo que ela deve demonstrar que está apta a executar o evento de uma forma primorosa.
O primeiro passo é evidenciar que tem experiência como o projeto, porém as empresas que possuem histórico de organização e promoção de eventos terão maiores possibilidades de obter a atenção do leitor do projeto.
As empresas que nunca promoveram eventos, devem empregar maiores esforços para convencer os patrocinadores de sua competência.

Conceito do evento.
Após a apresentação da empresa e de sua história, o conceito principal do evento definido quando da estruturação do projeto.
Dividi-se em quatro parágrafos.
Tema central: título ou discrição do tema principal do evento.
Missão: razão de sua existência, em longo prazo.
Objetivo principal do evento: relacionamento exposição da marca ou vendas.
Objetivos secundários: descrição de todos os outros objetivos do evento.
Público-alvo: rápida menção do público ao qual o evento se destina para esse público será fornecida informações completas.

Dados que justificam o evento:
Os dados que serviu de apoio ao promotor do evento no processo de geração, seleção e teste de idéias podem comprovar e mostrar uma necessidade ou uma tendência forte de mercado.
Os dados divulgados por institutos em pesquisas de mercado contribuem para justificar o evento.
Outra fonte de informações pode ser utilizada, como artigos publicados em jornais e revistas que fala sobre o tema evento.

Público-alvo e perfil dos convidados: Aqui deve ser feita uma apresentação do perfil e das características em comum dos participantes a serem convidados.

Formato do evento: Através da visualização dos iten anteriores é possível verificar, mesmo que de forma abstrata, o evento em si.

Local: Já foram vistos os critérios de escolha do local onde se realizará o evento, então basta o promotor conseguir convencer cada vez mais seus patrocinadores de que o local escolhido tem a cara do evento, além de infra-estrutura.

Data: Já foi mencionado no resumo anterior como defineir a melhor data, e esta juntamente com o local do evento devem estar impressos nos materias de divulgação a serem utilizados.

Atividades: Aqui devem estar escritas todas as ações previstas neste evento, planejadas na formatação do evento.

Palestrates: Informações importantes sobre o palestrante devem ser exibidas no documento, onde este possui do tema da palestra ao histórico do palestrante.

Programa: Para apresentar um programa completo, é preciso ir muito além do que apenas citar as datas do início e término do evento.

Cotas de patrocínio, benefícios e valores: Todas já foram vistas no capítulo anterior, este documento deve apresentar o resultado do planejamento no que se refere às cotas, aos valores benefícios. Devem constar os seguintes tópicos:

Benefícios oferecidos - Devem ser descritos de forma clara e objetiva, quando maior o número de informações, maior a probabilidade de sucesso do evento.

Número de cotas, valor de investimento e condições de pagamento:

As condições de pagamento são: parcelado, com reserva antecipada; pagamento à vista com desconto; duas parcelas iguais, sendo a primeira na assinatura do contrato e a segunda após o evento e parcelado, conforme negociações à prazo.

Outras informações que fazem a diferença:

Estão neste tópico os participantes confirmados.